Áp dụng quy tắc "Một nguồn thông tin duy nhất - Single Source of Truth" (SSOT) vào quản lý dự án là một phương pháp rất hiệu quả. SSOT giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong dự án đều tham khảo và sử dụng cùng một bộ dữ liệu hoặc thông tin, giảm thiểu nhầm lẫn và tăng cường tính nhất quán trong quản lý và giao tiếp.
Lợi Ích Của SSOT
- Tăng
Cường Nhất Quán:
Một nguồn thông tin duy nhất giúp đảm bảo mọi người đều làm
việc trên cùng một bản cập nhật thông tin, giảm thiểu rủi ro về sự không nhất
quán giữa các bản dữ liệu.
- Cải
Thiện Hiệu Quả Giao Tiếp:
Khi mọi người đều tham khảo một nguồn thông tin duy nhất,
giao tiếp trong nhóm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, giảm thiểu sự hiểu nhầm
và cần thiết cho việc làm rõ thông tin.
- Tối
Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc:
Việc sử dụng SSOT giúp tổ chức và quản lý tài liệu dễ dàng
hơn, giảm bớt thời gian tìm kiếm và xác minh thông tin.
- Quản
Lý Rủi Ro và Lỗi Tốt Hơn:
Khi tất cả dữ liệu và thông tin được cập nhật và quản lý tại
một nơi, việc theo dõi và sửa chữa lỗi trở nên dễ dàng hơn, giúp giảm thiểu rủi
ro cho dự án.
Cách Áp Dụng SSOT
- Chọn
Công Cụ Phù Hợp:
Sử dụng công cụ như Notion hoặc Google Drive để tạo ra một nền
tảng SSOT, nơi tất cả tài liệu, kế hoạch và báo cáo dự án được lưu trữ và cập
nhật.
Nếu cùng một nội dung mà xuất hiện ở 2 nơi, hoặc có nhiều
hơn 1 file tài liệu tương tự nhau, thì chúng ta cần phải chọn ra 1 file duy nhất
để lưu dữ liệu, và ngay lập tức xóa các file còn lại.
- Tiêu
Chuẩn Hóa Định Dạng và Cấu Trúc của Tài liệu:
Xác định các tiêu chuẩn cho việc lưu trữ và trình bày thông
tin để đảm bảo mọi người đều có thể hiểu và sử dụng thông tin một cách dễ dàng.
- Khuyến
Khích Sử Dụng và Tuân Thủ SSOT:
Đào tạo và khuyến khích nhân viên sử dụng SSOT trong mọi
khía cạnh của quản lý dự án, và giám sát việc tuân thủ để đảm bảo tính nhất
quán.
- Cập
Nhật và Duy Trì:
Thiết lập quy trình để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật
và duy trì chính xác, bao gồm cả việc xác định trách nhiệm cập nhật thông tin.
Ví dụ về áp dụng SSOT
- Quản
Lý Tài Liệu Dự Án
Sử dụng Google Drive hoặc Notion làm nơi lưu trữ tất cả tài
liệu dự án, bao gồm kế hoạch dự án, báo cáo tiến độ, tài liệu kỹ thuật, và ghi
chú họp. Mỗi loại tài liệu có một thư mục riêng và được quản lý bởi một người
hoặc một nhóm người có trách nhiệm cập nhật thông tin định kỳ.
- Quản
Lý Nhiệm Vụ và Công Việc
Sử dụng Notion để tạo ra một bảng công việc chung cho tất cả
thành viên dự án, nơi mọi nhiệm vụ, mốc thời gian, và trạng thái được cập nhật
và theo dõi. Điều này giúp mọi người trong dự án có thể theo dõi tiến độ công
việc một cách thực tế và được cập nhật.
- Quản
Lý Giao Tiếp
Thiết lập một kênh truyền thông chính thức và duy nhất, ví dụ
nhóm chat Zalo, để giao tiếp và chia sẻ thông tin liên quan đến dự án. Tất cả
thông báo quan trọng, cập nhật và quyết định về dự án được thực hiện qua kênh
này, đảm bảo mọi thành viên đều nhận được thông tin một cách kịp thời và nhất
quán.
Lưu ý nghiêm cấm ❌ việc chat riêng các vấn đề liên
quan đến công việc, vì như thế sẽ làm những người còn lại tham gia dự án không
nắm được tiến trình của dự án.
- Quản
Lý Thay Đổi
Sử dụng một hệ thống quản lý thay đổi tập trung (ví dụ
Notion), nơi tất cả yêu cầu thay đổi, bao gồm sửa đổi phạm vi công việc, sửa đổi
ngân sách, và lịch trình dự án, được gửi, xem xét, và phê duyệt. Điều này giúp
đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được theo dõi một cách chính xác và có sự đồng
thuận trước khi thực hiện.
- Quản
Lý Ngân Sách Dự Án
Sử dụng một công cụ quản lý ngân sách tập trung như Excel hoặc
trên Notion để theo dõi tất cả chi phí, ngân sách, và dự toán liên quan đến dự
án. Mỗi cập nhật ngân sách và chi phí được thực hiện trong công cụ này và có thể
được truy cập bởi tất cả những người liên quan, giúp đảm bảo minh bạch và kiểm
soát tài chính.
Hết.
